Informasjon fra styret etter første styremøte…

Det nye styret i Butterfly Friends hadde sitt første møte mandag 14. mai 2018. Det ble fire timer med godt og konstruktivt arbeid. Under følger et lite innblikk i hvordan styret har organisert seg og litt informasjon fra sakene som ble tatt opp.

Styremedlemmenes ansvarsoppgaver

Gambia:

Butterfly Friends drifter ulike prosjekter i Gambia. Styret har delt prosjektene inn i tre hovedområder – skolene, helsesenteret og Solsikkedamene, og har fordelt ansvarsoppgaver ut i fra dette. Selv om vi vil sitte med ulike ansvarsoppgaver vil vi innrapportere til hverandre, slik at hele styret vil inneha kunnskap og informasjon om alle prosjektene. Dette gjør at arbeidsmengden blir fordelt, samtidig som vi gjennom samarbeidet vil kunne kvalitetssikre arbeidet. Vi vil også samarbeide med styret og de ansatte i Gambia.

Anbjørg og Ellen L. vil ha hovedansvar for skolene i Gambia. Kristin vil ha hovedansvar for helsesenteret i Gambia, men vil jobbe tett med Else og Anne Marie. Ellen H.L. vil ha hovedansvar for Solsikkedamene og microfinansieringsprosjektet i forbindelse med dette. Anbjørg tilbringer store deler av året i Gambia og vil derfor også ha ulike arbeidsoppgaver på vegne av styret under sine opphold.

Norge:

Else har hovedansvar for Butterfly Friends avdeling Arendal. Butterfly Friends avdeling Arendal driver en bruktbutikk og samler inn penger primært til driften av helsesenteret i Gambia. Else vil derfor ha ansvar for helsesenteret fra Norge og jobbe tett med Kristin. Anne Marie vil også være en ressurs i dette arbeidet i tillegg til å fungere som varamedlem i styret.

Anbjørg vil sammen med Olaug, Aud, Aud Karin, Ellen P., Berit og Inger Johanne ha det daglige ansvaret for bruktbutikken i Vikersund. Ellen L. vil hjelpe til med salg fra butikken på nettet.

Hele styret vil samarbeide om fadderkampanjer, loddsalg, informasjonskvelder, markeder og annet som kan gi inntjening til organisasjonen. Det er selvfølgelig ikke bare styret som jobber med dette. Butterfly Friends er nemlig heldige som har mange fantastiske medhjelpere som står på for organisasjonen.

Utover dette vil styret samarbeide rundt den daglige driften av organisasjonen. Vi har opprettet et forum der vi deler informasjon og nyheter slik at alle til en hver tid vet hva som foregår. I forhold til det økonomiske ansvaret vil dette også fordeles i den grad det kommer organisasjonen til gode og sikrer enkeltpersonene i styret. Vi vil for eksempel være flere som disponerer og har innsyn i konti som disponeres av Butterfly Friends. Grunnen til dette er at det er svært belastende å sitte med dette ansvaret alene.

Nye vedtekter

Det ble vedtatt endringer i vedtektene på årsmøtet 23. april 2018. Det er viktig at vedtektene er tilgjengelige for alle og styret har derfor bestemt at de skal ligge på hjemmesiden. Vedtektene har derfor blitt lagt ut under «OM OSS» på hjemmesiden. Grunnen til at vi har valgt å legge dem ut der og ikke sende dem til Brønnøysundregisteret er for å gjøre det enklere for dem som vil lese. Fra Brønnøysundregisteret må utskrift av vedtekter bestilles og det kan ta noen dager før man får dem.

Oppfølging av elever utover videregående

Butterfly Friends følger per i dag elever ut videregående på New Jeshwang. Faddere eller andre som vil hjelpe en elev videre i sin utdanning står selvfølgelig helt fritt til å gjøre det, men det vil da ikke bli gjort i regi av Butterfly Friends. Vi er med å bygge et land ved og gi kvalitetsrik utdanning til unge mennesker og kanskje vi en dag på sikt vil kunne være med å gi hele utdanningsløpet… Men det er ikke i dag!

Innsamlingskontrollen

En av sakene på styremøte var innmelding i Innsamlingskontrollen. Styret vedtok enstemmig å ikke melde seg inn dette året. Det ble videre bestemt at det skal tas opp til evaluering på neste ordinære årsmøte i april 2019. Bakgrunn for avgjørelsen var at innmelding i Innsamlingskontrollen er uforholdsmessig dyrt. Det er også dette Innsamlingskontrollen har blitt kritisert for. Vi vil at innsamlede midler skal gå til prosjektene og ikke til unødvendig ekstra revisjons- og kontrollkostnader. Våre givere og støttespillere kan være trygge på at innsamlede midler går til det de skal selv om vi ikke velger å være medlem av Innsamlingskontrollen. Vi har regnskapsfører som fører regnskapet for både Norge og Gambia (fra og med 2018), og det ble vedtatt på årsmøtet at regnskapet i tillegg skal revideres. Det er ikke slik at alle små og store organisasjoner er medlem i Innsamlingskontrollen og at det er dette som alene gjør dem seriøse. Frelsesarmeen, Sykehusklovnene, Norges astma og allergiforbund og Blå Kors er eksempler på organisasjoner som ikke er medlemmer av Innsamlingskontrollen…

Informasjon til faddere

Styret jobber med å legge inn alle fadderbarna med informasjon på hjemmesiden. Informasjon om det enkelte fadderbarn vil kun være tilgjengelig for fadderen. Fadderen vil få en kode som gir tilgang til informasjonen. Vi jobber også med å få inn et nytt system i forhold til nyhetsbrev, der man kan «abonnere» på nyhetsbrevet og få det sendt direkte på e-post. Det er mange barn og mye å holde styr på så dette vil nok ta litt tid. En liten påminnelse i forhold til fadderpenger. Det er viktig å huske på at fadderpengene går til alle barna i organisasjonen og ikke til det enkelte barn.

Terje Skogsfjords testamente

I forhold til Terje Skogsfjords testamente er det bestemt at et medlem fra Terje sin familie og et medlem fra styret i Butterfly Friends vil samarbeide om ivaretakelsen av Terje sitt fadderbarn i Gambia. Vi har også i fellesskap kommet frem til en løsning der arven etter Terje vil komme mange gambiske barn til gode i årene fremover, samtidig som hans fadderbarn blir ivaretatt på en god og trygg måte.

 Skolene

Det skal lages en langsiktig vedlikeholdsplan for skolene. Det vi vet per i dag er at skolene må males i løpet av 2020/2021. Det som haster å gjøre noe med i 2018 er dører på toalettene i Bakalar og Ebo Town. Dette er ikke store kostnader og må gjøres snart. Utover dette er det to klasserom som bør ferdigstilles i Brikama. Mye av materialet for å kunne ferdigstille disse klasserommene er allerede til stede og Anbjørg vil få et fullstendig budsjett over ferdigstillelsen i juni mens hun er i Gambia.

I forhold til skolene skal det også tas stilling til om det skal være tre eller fire klasser i førsteklasse til høsten. Det starter 50 elever fra «ekstraklassen» på New Jeshwang og elever fra Ebo Town i førsteklasse på New Jeshwang kommende skoleår. Hvor mange som kommer fra Ebo Town vet vi ikke enda, men vi vil vite det i juni/juli. Det er viktig at det ikke blir for mange elever i hver klasse, slik at det går utover kvaliteten på begynneropplæringen. Vi har lærere og plass nok allerede til å ha fire førsteklasser hvis vi ser at dette vil gi best kvalitet i læringen.

Helsesenteret

Containeren som ble sendt nå i mai inneholder mye viktig og nødvendig utstyr til helsesenteret. Det er noen små problemer med dårlig gjennomlufting på lagrene på helsesenteret slik at det blir fuktig langs gulvet. Dette vil det bli gjort noe med før alt utstyret ankommer Gambia i midten av juni.

Det skal lages en langsiktig plan for vedlikehold på helsesenteret. Kristin vil jobbe med dette til høsten når hun reiser til Gambia i samarbeid med ledelsen på helsesenteret og Else i Norge. Det er ingen akutte behov for vedlikehold bortsett fra arbeid med gjennomlufting i lagrene.

Faddere, støttespillere og inntjening

Styret vil i samarbeid med andre frivillige jobbe med å skaffe flere fadder og støttespillere. Vi har mange ideer for inntjening til organisasjonen og har fordelt ansvaret med å undersøke og følge opp ulike ideer og saker.

Neste styremøte holdes i slutten av august eller i begynnelsen av september.

2018-05-24T17:15:20+00:00 Nyheter|